Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen

KPSC Classifier FI/MM

Eingangsrechnungserfassung

Digitalisierte Erfassung, Prüfung und Buchung eingehender Rechnungen. Alle relevanten Daten der Eingangsrechnungen werden über eine OCR Lösung gelesen. Dabei werden Papierrechnungen gescannt und per OCR Lösung ausgelesen. PDF können direkt per OCR Lösung ausgelesen werden. Digitale Rechnungen wie ZUGFeRD, XRechnung, EDI, SDI, usw. werden automatisch importiert.

Das OCR System liest alle für die Buchung in SAP relevanten Rechnungsdaten und prüft die erforderlichen Umsatzsteuer relevanten Kriterien. Rechnungen mit Bestellbezug (MM) und ohne Abweichungen (Menge, Preis, …) können per Dunkelbuchung verarbeitet werden. Kostenrechnungen (FI) werden nach vorgegebenen Kriterien automatisch oder manuell einem sachlichen Prüfer zugeordnet. Der sachliche Prüfer kann per SAP GUI, WEB Oberfläche oder Mobile Device die Rechnung prüfen, aufteilen und Kontierungselemente ergänzen. Im Anschluss vervollständigt die Buchhaltung die Rechnung, ergänzt das Sachkonto und gegebenenfalls Steuerdaten. Anhand der hinterlegten Betragsgrenzen und der Freigabematrix werden der oder die Freigeber automatisch ermittelt. Der Kostenverantwortliche prüft die Angaben über SAP GUI, WEB Oberfläche oder Mobile Device und gibt die Rechnung frei oder lehnt sie ab. Jeder Prozessbeteiligte kann Dokumente zum Workflow hochladen. Die Buchung kann automatisch im Hintergrund erfolgen. Um alle Compliance Richtlinien zu erfüllen, werden alle Prozessschritte im Prozessprotokoll dokumentiert und archiviert.

Digitale Eingangsrechnungen

Vorteile auf einen Blick

Digitale Eingangskanäle (ZugFeRD, XRechnung, EDI, SDI,...)

Erfassungsaufwand reduzieren

Prozess Sicherheit (Compliance) - Einhaltung der Zeichnungsrichtlinien

Durchlaufzeiten der Rechnungen verkürzt

Maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Zeit- und Kostenersparnis um bis zu 75%

Der Prozessablauf

Belegerfassung

Papierrechnungen werden gescannt. PDF Rechnungen werden automatisch aus dem zentralen Rechnungseingangspostfach abgeholt. Relevante Beleginhalte werden per OCR gelesen und über SAP Stamm- und Bewegungsdaten automatisch zugeordnet. Digitale Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface, SDI, usw....) werden automatisch importiert.

Sachliche Prüfung

Der sachliche Prüfer für die Eingangsrechnung wird automatisch ausgewählt und per E-Mail über die anstehende Aufgabe informiert. Die Kreditorenrechnung wird dann geprüft und ggf. mit Dokumenten (Lieferschein, Stundenzettel) zum SAP Beleg ergänzt. Die Ansicht ist als WEB Oberfläche und in SAP verfügbar.

Belege vervollständigen

In der Buchhaltung wird der Beleg vervollständigt, das Sachkonto eingetragen, der Steuerschlüssel gewählt und gesichert. Nachfragen beim sachlichen Prüfer sind jederzeit möglich.

Rechnungspositionen freigeben

Die Freigabe der Rechnungen ist durch verschiedene Unternehmensbereiche und Kostenstellen möglich. Sie kann über SAP GUI, Web Client oder über einen Mobile Client erfolgen. Die Prüf- und Freigabekriterien werden vorab definiert.

Buchung

Nach der Buchung wird der gesamte Workflow genau protokolliert und als PDF archiviert.

Wir sind persönlich für Sie da

Optimieren Sie Ihren Purchase to Pay Prozess

Vereinfachter Beschaffungsprozess. Durchgängig effiziente Prozesse im Einkauf - Von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsprüfung. Automatisierte, digitalisierte Anlage, Prüfung und Freigabe der Beschaffung. Die Bestellung kann direkt aus dem Beschaffungsantrag per Mail an den Lieferanten übersendet werden.

Erfassen und prüfen Sie eingehende Auftragsbestätigungen, bzw. Bestellbestätigungen mit Effizienz und Transparenz. Abweichungen zur SAP-Bestellung sind auf einen Blick ersichtlich. Auftragsnummern, Bestellmengen, Preise und Materialnummern werden zuverlässig automatisch erkannt.

Automatisches Erfassen von Lieferscheinen. Mobile Prüfung und Bearbeitung. Prozesssicherheit durch automatische Bearbeitung. Der Wareneingang kann bei Übereinstimmung der Stückzahlen automatisch gebucht werden.

Wareneingangserfassung

Prüfen Sie die Ware direkt am Anlieferort und erfassen Sie die Lieferung direkt mobil vor Ort.

Retourenbuchungen vereinfachen. Gutschriftsanforderung oder Belastungsanzeige automatisch erzeugen.

Erfassungsaufwände reduzieren durch automatisierten Rechnungseingang. Durchlaufzeiten verkürzen. Maximale Transparenz mit aktuellem Status aller Eingangsrechnungen.

Share by: